Office 365 migratie: een goede voorbereiding is het halve werk

Het is tijd om te migreren naar Office 365. De cloud-oplossing van Microsoft geeft een flexibele schaalbare omgeving met tal van mogelijkheden die altijd up-to-date is. Tel daarbij op dat Microsoft dit kan leveren voor een prijs die vaak nog lager is dan de investering in eigen hardware, om over het beheer nog maar te zwijgen. Daarnaast heb je meteen een van de meest succesvolle diensten die Microsoft over de jaren heeft geleverd. Hoe zorg je er nu voor dat je met het hele bedrijf op een veilig en gezonde manier een migratie kan uitvoeren zodat je ook gebruik kunt gaan maken van deze voordelen?

Een Office 365-migratie is een kans om alles meteen goed te doen. Inzicht krijgen in wat je hebt is de beste manier om dat te doen. Een systeem dat beter is georganiseerd en alleen relevante informatie bevat, zal gebruikers veel beter van pas komen dan het systeem dat ze op het punt staan achter te laten.

Bepaal de scope

De migratie van een on-premise e-maildienst naar de cloud spreekt voor zich, maar naast e-mailhosting en de desktopversies van Office zijn er nog meer (web)applicaties en diensten die door Microsoft worden aangeboden in Office 365. Alvorens je een migratieplan opstelt is het belangrijk om te bepalen welke van deze diensten je gaat gebruiken en welke je (nog) niet nodig hebt. Als je naast Exchange ook Sharepoint en Teams in gebruik gaat nemen kan dit het migratieplan een stuk ingewikkelder maken.

Inventariseer

Nu je weet welke onderdelen je gaat gebruiken, moet je uit gaan zoeken hoe deze momenteel gebruikt worden. Hierbij moet je onder andere denken aan het aantal gebruikersaccounts, client versies en configuraties en de huidige bestandsopslaglocaties. Hoe worden accounts straks aangemaakt en/of gesynchroniseerd? Hoe zal de authenticatie worden afgehandeld? Aan de hand hiervan en de eisen en wensen van de organisatie, moet een afweging worden gemaakt voor de migratiestrategie en de duur van de integratie met on-premise systemen.

Voorkom “garbage-in garbage- out”

Bijna even belangrijk als een goede inventarisatie is de opschoning van de huidige omgeving. Niet alles hoeft gemigreerd te worden. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan medewerkers die al langer in dienst zijn en echt niet al hun e-mail meer nodig hebben. Of oude domeinen waar geen e-mail meer op wordt afgeleverd.

Behalve dat gemigreerde data wel relevant moet zijn is dit ook het ideale moment om de naamconventie nog eens tegen het licht te houden. Is deze wel voorbereid op de toekomst en hoe houd je deze na migratie beheersbaar? Daarnaast is het handig en soms nodig om oude legacy-omgevingen nu echt van de hand te doen. Met alle producten en diensten in de catalogus van Office 365 kun je er toch echt geen faxen mee versturen.

Even samengevat

Een goede inventarisatie draagt dus bij aan een vlekkeloze migratie naar de cloud. De bijpassende scope is bepalend voor de online toepassingen en diensten die gebruikt gaan worden. Een blik op de toekomst kan praktisch zijn voor het definiëren van de scope. Maar ook het opschonen van niet-relevante data is belangrijk. Oude gebruikersaccounts of e-mailaccounts kunnen daarom verwijderd worden. Een goede voorbereiding vooraf voorkomt veel werk achteraf en is kostenbesparend. Met de checklist hieronder wordt het inventariseren een stuk overzichtelijker gemaakt.

Checklist: inventariseer de huidige omgeving en bepaal deploymentstrategie

• Inventariseer huidige omgeving
• Verzamel het aantal gebruikersaccounts (inlognamen, e-mailadressen)
• Verzamel het aantal en de grootte van mailboxen (inclusief gedeelde mailboxen en vergaderruimtes)
• Verzamel client versies en configuraties (browsers, besturingssystemen, kantoortoepassingen, mobiele versies, enzovoort)
• Gegevens verzamelen over netwerkinstellingen (DNS-hosts, proxy- en / of firewallconfiguratie, internetconnectiviteit)
• Verzamel informatie over bestandsopslaglocaties (bestandsshares, opslag van intranetbestanden)
• Verzamel gegevens over intranetsites die u wilt migreren
• Verzamel gegevens over online meeting- en Instant Messaging-systeem die gebruikt moet worden
• Verzamel de details over alle toepassingen die zijn geïntegreerd met bestaande systemen (toepassingen met e-mail, workflow, CRM, enzovoort)
• Besluit over de migratiestrategie
• Hoe worden accounts straks aangemaakt en/of gesynchroniseerd?
• Hoe wordt authenticatie straks afgehandeld?
• Moet er data gemigreerd worden en hoe zal die migratie plaatsvinden (e-mail en bestanden)?
• Komt er een lange of een korte integratie met on-premises systemen?
• Met welke apparaten kunnen gebruikers verbinding maken (op afstand, vanaf mobiele apparaten of alleen vanaf uw netwerk)?